Gestão Tradicional X Gestão por Processos

Ei, vamos conversar sobre os modelos de gestão?  Vamos lá!

Quantas organizações você conhece onde a estrutura de governança é integralmente vertical? Ainda é a grande maioria, correto? Elas normalmente são estruturadas de forma departamental, onde se vê uma forte hierarquia, por exemplo: Presidente, Diretor, Gerente, Coordenador, Supervisor etc.

Nesse modelo, existem, normalmente, silos funcionais, ilhas de eficiência ou de ineficiência. É bastante comum observar que os representantes das funções/setores cuidam do seu “quadrado” e os outros que “tenham boa sorte”. Não é assim que funciona?

Às vezes, observamos que uma determinada área alcança suas metas, enquanto outra não. É comum haver reuniões de acompanhamento de resultados entre os gestores. Normalmente, qual é uma das coisas que mais se discute nessas reuniões? Provavelmente, você acertou: discute-se quem é o culpado, e por que as coisas não aconteceram como deveriam. Perde-se muito tempo com os gestores defendendo o seu respectivo “quadrado”. Um diz: “Ah, a minha parte eu fiz, o outro é que não fez.”, o outro se defende “... a minha parte ficou comprometida porque o colega não entregou os insumos da forma e no tempo certo...”, e por aí vai se perdendo tempo, esforço, dinheiro e foco.

Percebe-se, em muitos casos, a busca pelos resultados individuais, pela eficiência do setor, e ao mesmo tempo uma “miopia” em relação à eficácia do processo ponta a ponta. Em geral não existe um responsável pela execução ponta a ponta do processo. Existem apenas gestores funcionais que, como já citado, preocupam-se com suas metas individuais.

Não basta focar na eficiência e em resultados ou indicadores departamentais e isolados. É preciso focar na eficácia do processo ponta a ponta. É preciso definir responsabilidades e responsáveis pelo processo e não apenas pelas atividades.

Outro conceito relacionado é o de efetividade, que tem relação com o impacto, efeito, consequência e continuidade do resultado após a entrega. Por exemplo, a leitura do livro Modelagem de Processos em 5 Passos (MP5) será efetiva para você se, após a conclusão, tiver assimilado o método e puder aplicá-lo nos processos da sua empresa. Não basta assimilar, é necessário aplicar e produzir resultados efetivos.

Comumente, sou convidado para trabalhos de consultoria em que, logo de início, percebo que os indicadores das áreas estão todos “verdes”, ou seja, suas metas foram alcançadas, mas os resultados relativos a eficácia não são percebidos. Como pode? Simples: foco na eficiência operacional, porém desconectado da eficácia do negócio. Focam em fluxos de trabalho encapsulados dentro de funções setoriais sem observarem os fluxos de processos. Concentram-se em indicadores departamentais e não em indicadores dos processos alinhados ao negócio.

Diante disso, vale lembrar as definições de Eficiência e Eficácia, de acordo com Peter Drucker. Ele diz que: “a eficiência consiste em fazer corretamente as coisas e a eficácia em fazer corretamente as coisas certas”. Portanto, como ensina o mestre, de nada adianta fazer corretamente as coisas que nunca deveriam ser feitas.

Qualquer organização, pública ou privada, existe para atender ao seu cliente. O cliente está fora da organização. Dentro dela todos são participantes dos processos, para entregar valor.

De acordo com a ABPMP não existe “cliente interno”, todos participam dos processos para servir a um cliente externo, o qual justifica a existência da organização.

Imagine esse cliente fazendo uma solicitação a uma empresa. O que acontece se ele não receber o produto ou serviço solicitado da forma esperada?

Provavelmente ele vai embora buscar outra empresa. Correto? E se isso ocorrer frequentemente, e cada vez mais clientes forem embora? É provável que essa empresa “quebre”. Concorda?

Pois bem! Pergunto: o que vai acontecer com os gestores que eram eficientes e tinham seus indicadores todos “verdes”? Certamente serão demitidos da mesma forma que os demais gestores cujos indicadores eram “vermelhos”. Portanto, de que adianta ser eficiente dentro do seu “quadrado”, enquanto o cliente não está recebendo aquilo que espera receber? 

É fundamental criar uma cultura organizacional de gestão por processos para garantir a entrega de valor ao cliente.

No modelo de Gestão por Processos, a estrutura de governança contempla novos papéis, como o Gerente de Processos, também chamado de guardião do processo, que é responsável por garantir a gestão ponta a ponta, gerenciar a rotina diária, compor o Comitê do Processo, prestar contas ao Dono do Processo e, com o apoio de Analistas e Arquitetos de Processos, realizar o monitoramento e executar ações corretivas e preventivas para a perfeita fluência do processo.

Quer saber tudo sobre Gestão de Processos?

a)      Arquitetura de Processos;

b)      Modelagem de Processos,

c)      Governança de Processos;

d)      Medições e Gestão de Desempenho de Processos;

e)      Escritório de Processos;

f)       Automatização de Processos.

Fale comigo!

WhatsApp: (85) 9 9933-7777. Site: www.exultar.com.br.

E-mail: alexandre@exultar.com.br