Como Diminuir o Uso de Shadow IT em Médias e Grandes Empresas

Mitigando os Riscos Operacionais

O uso de tecnologias sem aprovação formal do departamento de TI, conhecido como Shadow IT, tem se tornado uma prática comum, especialmente em médias e grandes empresas. Isso acontece, muitas vezes, porque os funcionários buscam maneiras rápidas de resolver problemas ou melhorar sua produtividade usando ferramentas que consideram mais ágeis ou modernas. No entanto, embora essa prática pareça inofensiva em um primeiro momento, ela pode trazer riscos significativos para a operação e a segurança das empresas.

O grande desafio para as empresas é equilibrar a necessidade de inovação com o controle necessário para proteger dados e sistemas. Neste artigo, vamos explorar maneiras de diminuir o uso de Shadow IT, ao mesmo tempo em que garantimos que os colaboradores tenham as ferramentas adequadas para realizar seu trabalho de forma eficiente e segura.

O que é Shadow IT e por que ele ocorre?

Muitas vezes, o Shadow IT surge de uma simples necessidade de encontrar uma solução rápida para uma tarefa. Imagine um funcionário que, com prazos apertados, decide usar uma ferramenta de armazenamento em nuvem gratuita para compartilhar um arquivo importante. Ele não está tentando burlar as regras, apenas buscando uma forma mais fácil de realizar o trabalho. No entanto, o que parece uma ação inofensiva pode expor dados sensíveis a riscos de segurança.

Os principais riscos associados ao uso de tecnologias não aprovadas incluem a exposição de informações confidenciais, falhas no cumprimento de regulamentações de proteção de dados (como a LGPD no Brasil) e até mesmo interrupções nas operações da empresa, caso essas ferramentas externas entrem em conflito com os sistemas internos.

Como podemos lidar com o Shadow IT?

A boa notícia é que existem maneiras de lidar com o Shadow IT sem criar um ambiente de restrições rígidas que inibem a inovação. Ao adotar uma abordagem mais colaborativa, onde o diálogo entre o departamento de TI e os colaboradores é incentivado, é possível mitigar os riscos e, ao mesmo tempo, promover um ambiente de trabalho mais produtivo.

1. Criar Políticas de TI Claras A primeira etapa para lidar com o Shadow IT é garantir que todos na empresa entendam quais ferramentas são aprovadas e seguras para uso. Isso não significa que o departamento de TI deve impor uma lista rígida de softwares permitidos, mas sim criar um processo claro e acessível para que os funcionários possam sugerir novas ferramentas e solicitar sua avaliação. Dessa forma, eles não precisarão recorrer a soluções externas porque sabem que há um caminho oficial para a inovação dentro da empresa.
   

2. Ouvir e Capacitar os Colaboradores Uma razão comum para o uso de tecnologias não autorizadas é a falta de satisfação ou familiaridade com as ferramentas oferecidas pela empresa. Muitas vezes, os funcionários simplesmente não sabem que existe uma solução interna que pode resolver suas necessidades ou não receberam o treinamento adequado para utilizá-la. Aqui entra a importância de ouvir o feedback dos colaboradores. Ao promover uma comunicação aberta, onde os funcionários possam compartilhar suas preocupações ou sugestões, a empresa pode ajustar suas ferramentas e oferecer treinamentos mais eficazes. Além disso, é essencial manter o departamento de TI acessível para responder rapidamente às demandas dos times, facilitando o trabalho de todos e reduzindo o uso de alternativas não autorizadas.
   

3. Atualizar as Soluções Internas É natural que, ao longo do tempo, as tecnologias internas de uma empresa se tornem obsoletas. Isso pode levar os funcionários a buscar ferramentas mais modernas fora do ambiente corporativo. Portanto, manter as soluções tecnológicas da empresa atualizadas é uma maneira eficiente de prevenir o Shadow IT. Plataformas modernas de produtividade, como o Microsoft 365 ou o Google Workspace, integram várias ferramentas que podem atender a diferentes necessidades, desde comunicação até armazenamento de dados. Essas soluções centralizadas, seguras e fáceis de usar ajudam a reduzir a necessidade de buscar alternativas externas.
   

4. Monitoramento Inteligente Uma estratégia importante para controlar o uso de tecnologias não autorizadas é o monitoramento constante dos sistemas da empresa. Isso não significa espiar os colaboradores, mas sim garantir que o departamento de TI tenha visibilidade sobre os fluxos de dados e as ferramentas utilizadas dentro da rede corporativa. Existem ferramentas que ajudam a identificar o uso de softwares não aprovados, permitindo que a equipe de TI intervenha antes que algum problema maior ocorra. Além disso, auditorias regulares ajudam a manter a conformidade com normas de segurança e regulamentos como a LGPD, protegendo a empresa de possíveis penalidades.
   

5. Segurança no Uso de Dispositivos Pessoais Muitas empresas adotam políticas de "Traga Seu Próprio Dispositivo" (BYOD), permitindo que os funcionários usem seus dispositivos pessoais para o trabalho. Embora essa prática aumente a flexibilidade, ela também aumenta o risco de Shadow IT, já que os colaboradores têm mais liberdade para instalar softwares não aprovados. Para mitigar esses riscos, é fundamental que a empresa defina regras claras sobre o uso de dispositivos pessoais e utilize ferramentas de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM), garantindo que os dados corporativos estejam sempre protegidos, mesmo fora do ambiente controlado da empresa.

Conclusão

O Shadow IT não é apenas um problema técnico, mas um reflexo das necessidades dos colaboradores em um mundo cada vez mais digital e dinâmico. Ao invés de tratar o Shadow IT como uma prática que deve ser combatida com restrições, é mais eficaz adotarmos uma abordagem que incentive o diálogo, a colaboração e a inovação dentro de diretrizes claras e seguras. Diminuir o uso de tecnologias não autorizadas passa por modernizar as ferramentas internas, capacitar os funcionários e criar um ambiente onde a inovação seja parte do dia a dia da empresa. Com essas estratégias, as médias e grandes empresas podem mitigar os riscos operacionais e, ao mesmo tempo, impulsionar a eficiência e a produtividade de suas equipes.

SOBRE O AUTOR

Roberto Leão

Com uma trajetória profissional que avança por duas décadas, minha atual liderança como Gerente de TI no Grupo J. Sleiman tem sido pautada pela inovação e aprimoramento contínuo dos processos. A segurança e performance dos sistemas são o cerne de minha atuação, assegurando a transformação digital como um vetor de crescimento e eficiência organizacional.

Nossa equipe tem estabelecido novos paradigmas no setor de tecnologia, com foco em entregar soluções que se alinham estrategicamente às necessidades do mercado. Através do planejamento de ações e desenvolvimento de novos negócios, impulsionamos projetos críticos que agregam valor significativo, tanto para a empresa quanto para nossos clientes e parceiros, fortalecendo a posição do Grupo J. Sleiman como líder em inovação tecnológica no mercado atacadista brasileiro.

Durante minha trajetória profissional, tive a oportunidade de atuar em projetos internacionais, com passagens durante 1 ano e 8 meses por Lima, capital do Peru, e Buenos Aires, Argentina. Em Lima, participei diretamente da implantação de soluções ERP, coordenando equipes locais para otimizar processos em um ambiente desafiador e multicultural principalmente em chão de fábrica. Em Buenos Aires, atuei em meio a uma crise financeira, onde liderei a implementação de sistemas de Recursos Humanos em um contexto de restrições econômicas, demonstrando resiliência e capacidade de adaptação a cenários de alta pressão.

Bacharel em Sistemas de Informação pela Universidade Estácio de Sá, Pós Graduado em Gestão de Projetos pela UNIASSELVI e Graduando em Defesa Cibernética pela Universidade Estácio de Sá. Alagoano de nascença e Cearense por paixão e escolha desde 2009. 39 anos, um bom filho e tentando ser um pai exemplar.